Sachverhalt:

Die Verwaltung plant, drei ehemalige Mannschaftsblöcke auf dem Gelände der ehemaligen Mackensenkaserne für eine Unterbringung von Teilen der Verwaltung zu nutzen. Auf diese Weise sollen die bisher im Innenstadtbereich verteilten Verwaltungseinheiten auf nur noch zwei Hauptstandorte konzentriert werden. In den Verwaltungsgebäuden am Marktplatz sollen die `sozialen Disziplinen´ angesiedelt werden, während die `Technik- und Finanzdisziplinen´ am Standort der ehemaligen Mackensenkaserne beherbergt werden sollen.

Ziele

Mit der baulichen Umnutzung der ehemaligen Militärblöcke zu Verwaltungsgebäuden werden folgende Zielsetzungen verfolgt: Zukunftsfähigkeit der Verwaltung, kontinuierliche Senkung des Flächenbedarfs sowie wirtschaftliche Vorteile im Vergleich zur gegenwärtigen Bestandssituation.

Zukunftsfähigkeit der Verwaltung

In den Blöcken der Mackensenkaserne soll eine moderne, zukunftsfähige Arbeitsumgebung hergestellt werden. Der Fokus bei der Konzeption der Bürowelt liegt auf der Schaffung einer flexiblen Struktur, die eine Anpassung an sich laufend verändernde Arbeitswelten ermöglicht, Teamgeist und Austausch von Wissen fördert sowie über die technischen Voraussetzungen für eine auch zukünftig effektive Aufgabenwahrnehmung verfügt.

Kontinuierliche Senkung des Flächenbedarfs

Die Senkung des Flächenbedarfs ist ein wesentliches Instrument zur nachhaltigen Kostenreduzierung. Durch die räumliche Zusammenführung größerer Verwaltungseinheiten sowie die Errichtung einheitlicher und flexibler Bürostrukturen lässt sich der Flächenbedarf durch die Anwendung verschiedener Instrumente wie desksharing für Teilzeitkräfte, Heimarbeit, Personalabbau oder elektronisches Datenmanagement kontinuierlich reduzieren. Hierdurch ergeben sich im Laufe der Zeit größerer Leerflächen, die z.B. städtischen Konzerntöchtern oder gar externen Nutzern kostenpflichtig zur Verfügung gestellt werden können.

Wirtschaftliche Vorteile im Vergleich zur Bestandssituation

Neben dem Hauptverwaltungskomplex Markt 1-3 nutzt die Verwaltung weitere 8 kleinere innerstädtische Standorte. Drei davon befinden sich im Eigentum der Stadt, 5 sind angemietet. Die Standorte verursachen Miet-, Betriebs-, Bauunterhaltungskosten etc., die im eigenen Besitz befindlichen Liegenschaften verursachen zusätzlich Abschreibungs- und Kapitalbindungskosten sowie zukünftige Sanierungs- und Modernisierungskosten der veralteten Bausubstanz. Neben den hohen Kosten sind zusätzliche Nachteile dieser Struktur, dass durch die dezentrale Anordnung Synergieeffekte verschiedener Art nicht wahrgenommen werden können und Bestrebungen zur Flächenreduzierung innerhalb dieser Verwaltungseinheiten vergeblich wären, da Effekte zu gering sein würden, um tatsächlich Flächen abmieten zu können.

Unter Berücksichtigung aller Kostenaspekte soll der neu hergerichtete Verwaltungsstandort einen wirtschaftlichen Vorteil im Vergleich zur Weiternutzung der derzeitigen genutzten Gebäude erzielen.

Die Ergebnisse des Finanzvertrages mit dem Landkreis bzgl. der Übergabe von Verwaltungsaufgaben an den Landkreis könnten für den Standort Potentiale zur Einrichtung des Stadtarchivs in einem der drei Blöcke ergeben.

Projektumsetzung

In Zusammenarbeit mit der Projektgruppe `Neustrukturierung der Verwaltungsstandorte´ entwickelt der Fachbereich Gebäudemanagement eine Bürokonzeption, die den genannten Zielsetzungen  entsprechen kann. Neben dem Entwurf der Bürowelt erstellt das Gebäudemanagement die baulichen und technischen Bedarfsanforderungen und übernimmt die Flächen- und Belegungsplanung als Grundlage für die bauliche Umsetzung.

Parallel zur Herstellung des Verwaltungsstandorts `Mackensenkaserne´ wird der Fachbereich Gebäudemanagement auch die Sanierung des Gebäudes Markt 2/3 bearbeiten.

Für die bauliche Umsetzung der entwickelten Planung wird die Partnerschaft der gbg oder einer anderen städtischen Tochtergesellschaft angestrebt. Derzeit wird geprüft, auf welchem Wege sich eine ausschreibungsfreie Inhousevergabe realisieren lässt. Der Fachbereich Gebäudemanagement würde in der Umsetzungsphase das Controlling in Bezug auf die vertraglich festgelegten Leistungen sowie die Umzugsplanung übernehmen.

Es ist beabsichtigt, dem städtischen Tochterunternehmen das Eigentum oder die Erbpacht der drei Blöcke zu übertragen und die Gebäude entsprechend der planerischen und funktionalen Vorgaben für die Stadt herrichten zu lassen und die Gebäudeflächen langfristig durch die Stadt anmieten zu lassen.

Abhängig von den finanziellen Konditionen zu denen das städtische Tochterunternehmen der Stadt die aus den beiden Modellen hervorgehenden Leistungen anbieten kann, erfolgt die Beurteilung der Wirtschaftlichkeit des Vorhabens.

Sollte die direkte Beteiligung eines städtischen Tochterunternehmens rechtlich nicht zulässig sein, so muss die öffentliche Ausschreibung der Leistungen erfolgen.

Die Verwaltung wird auf Basis des Sachstandberichts weiter verfahren und sofern rechtlich zulässig ein städtisches Tochterunternehmen mit der Erstellung eines Angebots zur Übernahme der genannten Leistungen beauftragen.