Sachverhalt:

Die digitale Transformation ist einer der prägenden Veränderungsprozesse unserer Zeit. Der allumfassende Einsatz von Informations- und Kommunikationstechnologie, die steigende globale Vernetzung sowie der scheinbar unbegrenzte Datenverkehr haben einen fundamentalen Wandel der Arbeits- und Lebenswelt ausgelöst. Digitale Technologien und Angebote nehmen in rasantem Tempo zu und beeinflussen unter anderem die Art und Weise, wie wir uns informieren und kommunizieren. Vor diesem Hintergrund hat der breite Themenkomplex der Digitalisierung Eingang gefunden in die Stadtstrategie der Stadt Hildesheim, deren vielfältige Facetten nun sukzessive weiter ausgearbeitet und umgesetzt werden. In diesen Kontext bettet sich die Digitalisierungsstrategie für die Stadtverwaltung Hildesheim ein, die ihren Fokus zunächst im Wesentlichen auf das E-Government richtet.

Je mehr digitale Angebote und mobile Anwendungen in alle Lebensbereiche Einzug halten, desto mehr verändert sich auch die Erwartungshaltung der Bürgerinnen und Bürger und Unternehmen an die Leistungen und Angebote der öffentlichen Hand. Dies umfasst beispielsweise das Angebot moderner Kommunikationswege, schnellere Bearbeitungszeiten und die entsprechende kontinuierliche Weiterentwicklung der Dienstleistungen. Die Stadt Hildesheim steht vor der Herausforderung, diesen Bedürfnissen Rechnung zu tragen und ihren Weg digital und flexibel zu gestalten. Ziel muss es sein, relevante Vorgänge in ihrer Komplexität von Anfang bis Ende in den Blick zu nehmen und unter Nutzung gemeinsamer Infrastrukturen und der Maßgabe der Nutzerorientierung neu aufzusetzen. Die Implementierung digitaler Strukturen sollte dabei stets das Ziel verfolgen, Prozesse zu optimieren. Nur so können die Potenziale moderner, leistungsfähiger IT genutzt, die Qualität des Verwaltungshandelns gesichert und allen Beteiligten – intern wie extern – ein besserer Service geboten werden.

Dazu gehört ebenfalls, dass Anwendungen über Ressortgrenzen und Verwaltungsebenen künftig miteinander vernetzt werden. Die Stadtverwaltung muss ihre über Jahre gewachsene IT- und Anwendungslandschaft fit für behördenübergreifende Zusammenarbeit und offen für Innovationen machen. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen ebenso wie Bürgerinnen und Bürger auf dem Weg der Digitalisierung mitgenommen werden, indem sie z. B. die erforderlichen Kompetenzen für den Umgang mit digitalen Anwendungen erlernen.

Was die E-Government-Angebote angeht, hinkt Deutschland im internationalen Vergleich deutlich hinterher. Der Bund hat darauf mit dem Gesetz zur Verbesserung des Onlinezugangs zu Verwaltungsleistungen (Onlinezugangsgesetz - OZG) reagiert. Es regelt, dass bis Ende 2022 alle dafür geeigneten Verwaltungsleistungen auch online anzubieten sind. Dies stellt insbesondere die Kommunen vor besondere Herausforderungen, da die überwiegende Zahl der Kontakte von Bürgerinnen und Bürgern zur Verwaltung auf kommunaler Ebene stattfindet. Bereits jetzt zeichnet sich ab, dass dieses Zeitziel kaum einzuhalten ist.

Lenkt man den Blick in die Zukunft, wird allein der demografische Wandel mit dem damit einhergehenden Arbeitskräftemangel alle Unternehmen und Behörden zwingen, das eigene Handeln im Sinne von Digitalisierung zu optimieren, um so mit dem weniger werdenden Personal die Anforderungen überhaupt erfüllen zu können. Die Digitalisierung von Verwaltungsabläufen schafft Effizienzpotenzial und bietet die Chance, trotz Personalmangel mit dem wachsenden Aufgabenvolumen besser zurechtzukommen. Digitale Angebote und moderne digitale Arbeitsplätze machen die Stadtverwaltung attraktiver für ihre Bürgerinnen und Bürger, für Unternehmen, für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und im Wettbewerb um neue Fachkräfte.

Die Covid-19-Pandemie wirkt in diesem Zusammenhang gleichsam als Katalysator der Digitalisierung. Sie hat gezeigt, wie dringend die konsequente Digitalisierung in der Verwaltung ist, um Arbeiten im Homeoffice für breitere Kreise realisieren zu können. Unerlässlich für eine möglichst hohe Effizienzsteigerung und eine medienbruchfreie Kommunikation nach innen wie außen bleibt jedoch, die verwaltungsinternen Abläufe im Sinne einer Geschäftsprozessoptimierung weiterzuentwickeln und anzupassen. Eine einfache Digitalisierung der vorhandenen analogen Strukturen reicht nicht aus.

Dies stellt Verwaltungen vor elementare organisatorische, rechtliche, finanzielle und personelle Herausforderungen, die weit über den bloßen Einsatz von Technik hinausgehen. Die Kommunen stehen mit der Digitalisierung vor dem umfangreichsten und anspruchsvollsten Veränderungsprozess der letzten Jahrzehnte, der einen tiefgreifenden Kulturwandel bedeutet. 

Wie begegnet die Stadt Hildesheim diesen Herausforderungen?

Um im Zuge des Digitalisierungsprozesses Insellösungen zu vermeiden, bedarf es einer strategischen Vorgehensweise. Nachdem aufgrund der Förderkulisse durch den Digitalpakt Schulen zunächst der Medienentwicklungsplan für die Schulen als erste strategische Säule der Digitalisierung vom Rat am 23.09.2019 beschlossen wurde (s. Vorlage 19/282), soll nun als zweite Säule die Digitalisierungsstrategie für die digitale Stadtverwaltung Hildesheim 2025 verankert werden. Diese Strategie (s. Anlage 1) zeigt für die Stadtverwaltung auf, wie die Aufgaben der Digitalisierung systematisch bewältigt, Interdependenzen erkannt, Redun-danzen vermieden und Synergieeffekte genutzt werden können. Die Strategie dient auch dem Zweck, die noch fehlenden Voraussetzungen für durchgängig medienbruchfreies Arbeiten und die erforderliche Performanz der städtischen IT-Infrastruktur zu schaffen, um auf dieser Grundlage das Onlinezugangsgesetz mit dem Aufbau eines Online-Rathauses umsetzen zu können. Dieses wird Schritt für Schritt mit Leben gefüllt werden, je nach Reifegrad der zu entwickelnden Online-Services.

Wichtiger Baustein der Digitalisierungsstrategie ist eine Roadmap, auf der die maßgeblichen Digitalisierungsprojekte für die nächsten Jahre verortet sind. Nicht alle dieser insgesamt 19 Projekte sind neu. Dennoch ist gerade bei Digitalisierungsprojekten wichtig, Abhängigkeiten aufzuzeigen, Ressourcen realistisch zu planen, Umsetzungszeiträume zu fixieren und Synergien zu nutzen, um eine erfolgreiche Umsetzung der Digitalisierungsstrategie zu gewährleisten.

Die Roadmap stellt somit einen wichtigen Handlungsrahmen für den Zeitraum bis 2025 dar. Fest steht, dass sie mit weiteren Konzeptionierungen bzw. Fortschritten der dort verankerten Projekte Anpassungen erfahren muss, die mit zunehmender Kostensicherheit auch Auswirkungen auf künftige Haushaltsplanungen haben werden. Daneben wird es jedoch stets auch fachspezifische Digitalisierungsvorhaben geben, die sich den technologischen Fortschritt mit passgenau am Markt entwickelten Lösungen zunutze machen. Denn die Stadtverwaltung ist in all ihren Handlungsfeldern von der digitalen Transformation betroffen. Fachkonzepte aller Organisationseinheiten ergänzen daher die vorliegende Strategie. Sie bringen zum Ausdruck, dass die Digitalisierung keinesfalls auf ihre technologische Dimension reduziert werden darf. Verwaltungsstrategie und Fachkonzepte müssen zukünftig gemeinsam gedacht, inhaltlich in Einklang gebracht und finanziell hinterlegt werden.

Die Digitalisierungsstrategie stellt den ersten Meilenstein auf dem Weg zu einer Smart City dar. Der breitgefächerte Themenkomplex Smart City wird jedoch in Zukunft als dritte Säule der Digitalisierung weiterer strategischer Konzeptionierungen bedürfen.

Vorgehensweise bei der Erarbeitung der Digitalisierungsstrategie:

Zur Unterstützung des Prozesses der Erarbeitung der Digitalisierungsstrategie wurde im Dezember 2019 die Firma Unity AG beauftragt. Seither sind unter breiter Einbindung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stadtverwaltung Hildesheim zahlreiche Ideen und Anregungen aufgenommen und in Projektskizzen weiter ausgearbeitet worden. Basierend auf einer Mitarbeiterumfrage wurden insgesamt sieben Handlungsfelder mit untergeordneten Zielen identifiziert, bei denen Handlungsbedarf gesehen wird:

1. Digitaler Handlungsrahmen

2. Arbeit 4.0

3. Infrastruktur

4. Führung und Organisation

5. Geschäftsprozessoptimierung und Innovation

6. Digitale Serviceschnittstelle

7. Digitales Lernen und Wissen

Die Handlungsfelder dienten als wichtige Grundlage für die Erarbeitung eines Zielbildes und einer Vision, welche gemeinsam von den Führungskräften auf Dezernats- und Fachbereichsebene entwickelt wurde: HI-digital: gemeinsam. einfach. besser. Diese Aussage repräsentiert dabei die Kernaspekte, die bei der Entwicklung der Digitalisierungs-strategie berücksichtigt wurden: Wir als Stadt Hildesheim wollen eine digitale Zukunft gestalten. Dies gelingt aber nur, wenn wir diesen Weg gemeinsam gehen - unter Einbindung aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Dabei sollen unter anderem unsere Arbeitsweise und die Inanspruchnahme unserer Dienstleistungen vereinfacht und Verwaltungsarbeiten und Services besser werden.

In verschiedenen Workshop-Formaten haben sich insgesamt über 150 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter am Strategieentwicklungsprozess beteiligt. Sie haben damit die vorliegende Digitalisierungsstrategie geprägt und mitgestaltet. Nur durch diese aktive Mitarbeit war es möglich, die gemeinsame Vision zu entwerfen und eine zukunftsorientierte und nachhaltige Digitalisierungsstrategie zu entwickeln, die sich an der spezifischen Situation der Stadt Hildesheim orientiert und deren digitalem Reifegrad Rechnung trägt.

Diese gemeinsame Arbeit an der Digitalisierungsstrategie hat nicht nur sensibilisiert für die Belange und Zusammenhänge von Digitalisierungsanliegen, sondern auch den Blick geschärft, wie wichtig ein gemeinsames Verständnis für derartige Themen ist. Denn diese sind aufgrund ihrer Komplexität häufig mehrdimensional zu betrachten, um bei der Umsetzung einen möglichst hohen Effizienzgewinn zu erzielen.

Finanzielle Auswirkungen:

Die finanziellen Auswirkungen der Strategieumsetzung sind im Finanzplan (s. Anlage 2) dargestellt. Für das Haushaltsjahr 2021 sind Sachkosten i. H. v. insgesamt 544.500,- € vorgesehen. Darin enthalten sind Aufwendungen von 124.500,- € und Investitionen von 420.000,- €. Für das Haushaltsjahr 2022 belaufen sich die Sachkosten auf 220.000,- €. Diese setzen sich zusammen aus Aufwendungen von 87.000,- € und Investitionen von 133.000,- €. Die für die Folgejahre ermittelten Kostenwerte unterliegen dabei noch erheblichen Unschärfen. Eine präzisere Kalkulation kann sich erst aus den weiteren Projektfortschritten ergeben und wird in künftigen Haushaltsjahren abgebildet.

Gerade in den ersten Phasen der Digitalisierung wird mit höheren Kosten als Anschubfinanzierung zu rechnen sein, bis mittel- und langfristig eine "digitale Dividende" sichtbar wird. Als Einsparpotenzial werden hier beispielhaft die elektronische Akte, Online-Angebote von Verwaltungsleistungen und eine stärkere Standardisierung gesehen. Weitere, auch monetäre Gewinne ergeben sich aus der Attraktivitätssteigerung der Stadt als Lebensraum und als Arbeitgeberin.

Die Digitalisierungsstrategie soll in der Sitzung des Ausschusses für Feuerschutz, Recht und Innere Angelegenheiten am 14.09.2020 durch die Firma Unity AG vorgestellt werden. Eine Beschlussfassung ist erst im Rahmen der Gremiensitzungen zum Haushalt für Dezember 2020 vorgesehen.

Beschlussvorschlag:

1. Die kommunale Digitalisierungsstrategie "Digitale Stadtverwaltung 2025" (s. Anlage 1) wird als Grundlage für die weitere Digitalisierung der Stadtverwaltung Hildesheim und die damit einhergehende Entwicklung von Online-Services für die Bürgerinnen und Bürger beschlossen.

2. Die Verwaltung wird beauftragt, die Digitalisierungsstrategie umzusetzen und die hierfür erforderlichen Mittel in den Haushalt einzuarbeiten. Für den Haushalt 2021/22 ergibt sich die aktuelle Finanzplanung aus der Anlage 2 zu dieser Vorlage.

3. Die Verwaltung wird dem Rat jährlich über den Stand der Umsetzung berichten, die Roadmap ggf. nachjustieren und die daraus resultierende Anpassung der Finanzplanung vorstellen. 

Anlagen:

- Anlage 1: Digitalisierungsstrategie „Digitale Stadtverwaltung 2025“

- Anlage 2: Finanzplanung