Sachverhalt:

Mit der Vorlage 10/226 hatte der Verwaltungsausschuss der Stadt Hildesheim der Vergabe für das neue Telekommunikationsprojekt an die Firma DeTeWe mit einem Auftragswert in Höhe von 423.939,88 € zugestimmt. Diese Anlage wird nunmehr seit fast zehn Jahren betrieben und administriert rund 2.000 Rufnummern. Diese Telekommunikationsanlage ist nicht mehr zeitgemäß und bietet nicht mehr die erforderlichen Leistungsmerkmale, welche heutzutage für einen modernen Betrieb erforderlich sind. In der derzeitigen Lösung betrifft unter anderem ein Ausfall an einzelnen Knotenpunkten in den Schulen gleich mehrere Liegenschaften. Das gesamte Anlagendesign zielt darauf ab, dass kein einziges der insgesamt 35 Mediagateways, inkl. der Hauptanlagen im Rathaus und bei der Berufsfeuer­wehr, ausfallen darf. Ein Mediagateway ist ein Netzübergang. Es wandelt digitale Sprach-, Audio- oder Bildinformationen von einem Netzwerktyp in einen anderen um. Bei Nicht­verfügbarkeit eines dieser Geräte ist die gesamte Telekommunikationsstruktur nur noch eingeschränkt administrierbar. Schon ein DSL-Ausfall in einer Liegenschaft versetzt die Anlage in einen Notbetrieb, Gateways aufgelöster Liegenschaften werden als "virtuelle Liegenschaft" im Technikraum weiterhin am Leben gehalten.

In den vergangenen Jahren wurden daher Haushaltsmittel für das Consulting und die Ablösung der aktuellen Telekommunikationsanlage angemeldet. Für das Haushaltsjahr 2020 beantragte der Fachbereich Informationstechnik die Aufnahme von 470.000,- € im investiven Haushalt. Diese Schätzung basierte aus dem Ergebnis der oben genannten Vergabe.

Bereits im Jahr 2018 erfolgte ein Vergabeverfahren für die Consultingdienstleistung. Durch die Bestandsaufnahme des Consulters wurde festgestellt, dass durch die veraltete Leitungs­technik an den Außenstandorten, insbesondere in den Schulen, kein Einsatz reiner IP-Technologie möglich ist. Es müssen sogenannte Mediagateways eingesetzt werden, welche auf den bestehenden Leitungen ein Maximum an moderner Technologie ermöglichen. Ohne diese Mediagateways würde die zukünftige Telefonieausstattung an den betroffenen Standorten nicht nur nicht dem aktuellen Stand der Technik entsprechen, sondern noch nicht einmal der jetzigen Ausstattung entsprechen (Rückfall auf klassische Analogtelefonie). Mit der hybriden Lösung aus IP und Mediagateway kann selbst auf alten Zwei-Drahtverkabelungen ein Großteil der heute verfügbaren und notwendigen Funktionen bereitgestellt werden.

Es stellt sich daher die Frage, warum diese nicht weiter betrieben und die Liegenschaften jeweils nach ihrer Sanierung an eine neue, reine IP-Anlage angeschlossen werden könnten.

Die Gateways nähern sich einer Altersgrenze von fast zehn Jahren, fallen vermehrt aus und generieren Störungen (Verbindungsabbrüche bei Telefonaten und Faxen etc.). Zusätzlich hat die Firma DeTeWe aufgrund der Fokussierung auf neuere Telekommunikationslösungen den Servicevertrag einseitig gekündigt. Es besteht daher ab dem 31.12.2020 kein Service mehr für die Geräte bei Fehlern (weder Gateways noch Telefone). Außerdem gibt es keine Ersatzteilgarantie. Als Beispiel für die Hardwaresituation sei an dieser Stelle erwähnt, dass sämtliche derzeit beschafften Aastra-Telefone seit Jahren nicht mehr als Neugeräte verfüg­bar sind und der Bedarf der Stadt Hildesheim vollständig aus Gebrauchtquellen bedient wird.

Bei der Anschaffung einer neuen Kommunikationslösung wurden verschiedene Beschaf­fungsvarianten betrachtet.

1. Miete inkl. Service

2. Lösung aus der Cloud als "Managed-Service"

3. Kauf mit Servicevertrag

4. Leasing mit Servicevertrag

Variante 1.

Bei der Miet-Variante finanziert der Lieferant die Kommunikationslösung über einen vertrag­lich festzulegenden Zeitraum (heute in der Regel 60 Monate). Die Lösung wird beim Kunden in dessen Rechenzentrum aufgebaut. Da der Lieferant weiterhin Eigentümer der finanzierten Hard- und Software ist, implementiert er einen "Full-Service-Vertrag", um sein Eigentum immer auf dem aktuellsten Stand der Technik zu halten. Die Eigenfinanzierung und der Servicevertrag richten sich dabei nicht nach dem aktuellen Marktpreis, sondern in der Regel nach der Konzernvorgabe des Lieferanten. Unser Consulter hat die Mietgeschäfte wie folgt berechnet: Kaufpreis / 38 = mtl. Miete inkl. Vollservice für einen Zeitraum von 60 Monaten (Faktor 50 bei 120 Monaten). Für Punkt 1 bedeutet das: 718.938,50 € / 38 = 18.919,43 € mtl. × 60 Monate = 1.135.165,80 €. Miete inklusive Service ist aus den genannten Gründen teuer und unflexibel, insbesondere durch die feste Vertragsbindung an den Lieferanten.

Variante 2.

Bei der Cloud-Variante wird ähnlich wie bei der Mietvariante finanziert, aber die technische Lösung steht bei dem Lieferanten in dessen Rechenzentrum (Cloud). Durch die Bereitstel­lung in der Cloud ergeben sich Einschränkungen in der Nutzung der Lösung. Ergänzungen und Schnittstellen zu weiterführenden Systemen können nicht in Eigenregie, sondern nur unter der eingeschränkten Zulassung des Lieferanten umgesetzt werden. Die Portpreise für Managed Service lagen bei den letzten vom Consulter eingeholten Angeboten bei ca. 13,09 € monatlich zzgl. Endgeräte. Für Variante 2 bedeutet das Folgendes: 1.200 Ports × 13,09 € mtl. × 60 Monate = 942.480,- € + 1.200 × ca. 142,80 € für Endgeräte = 1.113.840,- €. Die Cloud-Lösung ist aufgrund der Eigenfinanzierung und dem Managed-Servicevertrag eine teure Variante.

Variante 3.

Bei der Kauf-Variante wird der Auftraggeber Eigentümer der Lösung. Er bestimmt die Nutzungszeit. In einem auf den Bedarf des Auftraggebers zugeschnittenen Servicevertrag wird der technische Standard über den Nutzungszeitraum sichergestellt. Für Variante 3. bedeutet das: 718.938,50 € + 5 Jahre × 29.274,- € = 865.308,50 €. Bei einer Nutzungszeit von über 60 Monaten ist die Variante Kauf plus Servicevertrag in der Regel die wirtschaft­lichste aller vier Lösungen.

Variante 4.

Bei der Variante Leasing mit Servicevertrag wird der Auftraggeber wie unter Variante 3. Eigentümer der Lösung. Es kommt der gleiche Servicevertrag wie beim Kauf zum Tragen. Wenn die Kaufsumme nicht im Finanzhaushalt bereitgestellt werden soll, wird die Kauf­summe oder Teile davon über einen festzulegenden Zeitraum zu den aktuellen Marktzinsen geleast (die Leasingfirma/Bank tritt in den Kauf ein). Nach Ablauf der Leasingzeit kann der Leasinggegenstand wieder in das Eigentum des Auftraggebers übergehen. Leasing ist eine Finanzierung bei einer Bank für den genannten Kaufpreis, vielleicht zu 2 % bei Restwert = 0,- €. Für Variante 4. bedeutet das bei der aktuellen Zinslage ca. 12.574,73 € mtl. × 60 Monate = 754.483,80 € + 5 Jahre × 29.274,- € = 900.853,80 €. Die Variante 4. ist somit eine Folge aus Variante 3., wenn die Kaufsumme nicht auf einmal gezahlt werden soll. Variante 4. ist mit einer Laufzeit ab 60 Monaten deutlich wirtschaftlicher als Varianten 1. und 2.

Bei Variante 4. fallen die Finanzierungskosten nach 60 Monaten weg, wenn der Leasing­gegenstand übernommen wird. Bei Variante 1. und 2. fallen weiterhin Miet- oder Managed-Servicekosten an. Die Schere geht dann weit auseinander.

Entgegen der ursprünglichen Planung von einem Auftragswert von 470.000,- € geht die aktuelle Kostenschätzung von einem Volumen für den Hardwarekauf von einmalig ca. 718.938,50 € für den Kauf in 2021 und jährlichen Aufwendungen in Höhe von 29.274,- € ebenfalls ab 2021 aus. Dieser Mehrbedarf soll zum Großteil aus nicht verbrauchten Haushaltsmitteln aus 2019 bestritten werden (siehe Anlage 1) sowie aus dem aktuellen Haushalt des Fachbereich Informationstechnik. Um den mit dem Consulter abgestimmten Zeitplan einhalten zu können, wird die Aufhebung des Sperrvermerks aus den oben genann­ten Gründen beantragt.

Beschlussvorschlag:

1. Der Aufhebung des Sperrvermerks auf der Investitionsmaßnahme 111052018001, Posi­tion 2, wird zugestimmt.
2. Der Verwendung der Haushaltsmittel aus dem Haushaltsjahr 2019 und 2020 wird zuge­stimmt.
3. Aufgrund des Vorschlags des Consulters wird die Variante 3 als wirtschaftlichste Lösung beschlossen.

Anlage/n:

- Anlage 1: Übersicht Einsatz Haushaltsmittel 2019 und 2020

- Anlage 2: Übersicht Zeitschiene Leistungsphasen 1 - 9