Sachverhalt:

Der Auftrag des Roemer- und Pelizaeus- Museums Hildesheim ist u.a. die Pflege, Erweiterung, Auswertung und Ermöglichung der Zugänglichkeit der Sammlungsbestände des Museums. Dies wurde sowohl im Rahmen des Gesellschaftsvertrages der gGmbH als öffentlicher Zweck, als auch im Nutzungs- und Überlassungsvertrag zur Sammlung festgelegt. Eigentümerin fast aller Gegenstände ist jedoch die Stadt Hildesheim.

Das Roemer- und Pelizaeus-Museum Hildesheim (RPM) ist daraus resultierend das größte kommunale Museum in Niedersachsen und beherbergt Sammlungsbestände von internationalem Rang. Dazu gehört die zweitgrößte Sammlung von Zeugnissen der altägyptischen Hochkultur in Deutschland, eine überregional bedeutende Sammlung von Objekten des präkolumbianischen Peru sowie eine herausragende Sammlung chinesischen Porzellans. Von großer Bedeutung sind ebenfalls die ethnologischen und naturkundlichen Bestände des Hauses, letztere mit wichtigen Referenzobjekten zur Arten- und Gattungsbestimmung. Ebenfalls gehören zahlreiche Objekte der Regional- und Stadtgeschichte zum Bestand des Museums, was auch die Schausammlung des Stadtmuseums beinhaltet. Die Bestände des RPM umfassen sämtliche musealen Objektgattungen von kultur- und naturwissenschaftlichen Museen und Sammlungen wie Fossilien, archäologische Artefakte, ausgestopfte Tiere, Kult- und Gebrauchsgegenstände aus unterschiedlichen Herkunftsregionen und Materialien, Gemälde, Grafiken, Zeichnungen etc.

Das Führen eines Inventars aller sich in der Obhut des Museums befindlichen Objekte gehört zu den Kernaufgaben eines jeden Museums (siehe dazu die einschlägigen Richtlinien des Internationalen Museumsverbandes ICOM und des Deutschen Museumsbundes). Im Rahmen der Umzugsvorbereitungen in das neue Magazin ist jedoch immer wieder deutlich geworden, dass die bisherige Datenbanksoftware arteFact nicht mehr ausreichend ist, da sie nicht weiterentwickelt wird und daher eine digitale Sackgasse darstellt. Das Roemer- und Pelizaus-Museum kommt dementsprechend den Anforderungen zur Inventarisierung aktuell mehrheitlich durch die Bestandserfassung mittels Inventarbüchern nach, ergänzt um Karteikarten und Fotos. Gerade im Hinblick auf den kurzfristig anstehenden Umzug und die daraus folgende Verteilung der Objekte auf weit auseinander liegende Standorte und Arbeitsplätze, ist dieser Zustand aktuell nicht mehr hinnehmbar.

Zukünftig soll die Bestandserfassung daher durch eine Datenbank erfolgen, die zugleich einer ausführlichen Bestandsdokumentation dienen soll. Ziel ist es, langfristig alle Objekte digital zu erfassen und damit einen schnellen Zugriff auf relevante Objektinformationen zu gewährleisten. Dazu gehört auch die Erfassung von Wertstellungen der Objekte im Rahmen der kommunalen Doppik. Die Datenerfassung und -verarbeitung obliegt dabei dem Museum mit Zugriffsrechten durch bestimmte Mitarbeiter der Stadtverwaltung.

Angeschafft werden soll, resultierend aus den Eigentumsverhältnissen, demzufolge die Software von der Stadt als Eigentümerin der Objekte. Die Stadt ist, wie sich ja auch schon mit dem anstehenden Umzug und der Bereitstellung des Gebäudes für das Depot darstellt, in einer besonderen Verantwortung für die Erhaltung der gestifteten Sammlungen, welches auch die korrekte Bestandsdokumentation als Grundlage der Erfüllung der Pflichten der gGmbH umfasst.

Da sich jedoch erst im Laufe des letzten Jahres diese dringende Notwendigkeit abgezeichnet hat, wurden im Haushalt 2018 keine Mittel hierfür eingestellt. Aufgrund anderer Projekte der IuK, deren Budgets im Haushaltsjahr 2018 nicht voll ausgeschöpft wurden, können für die Beschaffung der Inventarisierungssoftware die erforderlichen Mittel in Höhe von bis zu 50.000,00 Euro als außerplanmäßige Ausgabe bereitgestellt werden.

Aktuell ist davon auszugehen, dass dieser Betrag nicht in voller Höhe ausgeschöpft wird, sodass die außerplanmäßige Ausgabe von unter 50.000,00 Euro gem. § 117 Nds. Kommunalverfassungsgesetz (NKomVG) i.V.m. § 6 a) der Haushaltssatzung durch den Oberbürgermeister zu unterzeichnen ist. Sofern im Rahmen der Ausschreibung deutlich wird, dass hier die Zuständigkeit des Rates für die außerplanmäßige Ausgabe gegeben sein sollte, wird diese dem Gremium kurzfristig zur Entscheidung vorgelegt werden.

Folgende Mittel stehen beim Fachbereich Informations- und Kommunikationstechnik in 2018 als Deckung für die neue Investitionsmaßnahme zur Verfügung:

25.000,00 Euro -  Investitionsmaßnahme: 111052013005 „Technikunterstützung für

             standortunabhängige Zusammenarbeit“

22.000,00 Euro -  Investitionsmaßnahme: 111052011005 „Erweiterung Dokumenten-

             Management-System“

  3.000,00 Euro -  Investitionsmaßnahme: 111052011010 „Virtualisierung

                                   (Servertechnik)“

Anlagen:

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