Sachverhalt:

1.Bestellung des Wirtschaftsprüfers für das Geschäftsjahr 2016

Nach bereits dreimaliger Prüfung der Jahresabschlüsse durch Herrn Hellberg (Kanzlei Großklaus & Kollegen) wurde die Bestellung des Wirtschaftsprüfers für das Geschäftsjahr 2016 durch die Gesellschaft neu ausgeschrieben. Das wirtschaftlichste der drei eingehenden Angebote hat die Kanzlei Krause und Kollegen, vertreten durch die Wirtschaftsprüferin Frau Kanne abgegeben. Frau Kanne war bereits Abschlussprüferin dieser Gesellschaft für die Jahre 2008 – 2012. Die anderen beiden Angebote sind zwar preislich etwas günstiger, enthalten aber Zusatzkosten in nicht definierter Höhe.

Der Aufsichtsrat der Gesellschaft hat in seiner Sitzung am 16.08.2016 der Gesellschafter­versammlung folgende Beschlussempfehlung ausgesprochen:

“Die Gesellschafterin der Hildesheim Marketing GmbH möge der Bestellung der Wirtschaftsprüfer und Steuerberater Kanzlei Krause & Kollegen, Hildesheim, Frau Ursula Kanne, zum Abschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2016 zustimmen.“

2. Vergabe von Aufträgen

2.1Neuvergabe des Mandats für Steuerberatung der Hildesheim Marketing GmbH

Die Steuerberatungs- und Rechtsanwaltskanzlei Meier, Schwarze & Coll. betreut seit 2010 die Finanzbuchhaltung der Hildesheim Marketing GmbH. Aus persönlichen und betrieblichen Gründen gab Steuerberater Ulrich Krebs im Juni dieses Jahres sein Mandat zum Ende des Jahres zurück. Die Geschäfte werden einvernehmlich an einen Nachfolger übergeleitet.

Die Gesellschaft hat zwei Angebote von Hildesheimer Steuerberatern und eines von einer hannoverschen Kanzlei eingeholt. Bei den Anfragen wurde Priorität auf Erfahrung mit steuerlichen und beihilferechtlichen Themen von kommunalen Tochtergesellschaften gelegt.

Das wirtschaftlichste Angebot hat die Kanzlei Nicolai & Rosenbrock, Lerchenkamp 11, 31137 Hildesheim, abgegeben. Die Auswirkungen dieses neuen Mandats auf die Kostenstruktur von Hildesheim Marketing werden eher gering sein, denn die bisher mit der Steuerberatung beauftragte Kanzlei stellt einen ähnlichen Betrag in Rechnung.

Der Aufsichtsrat der Gesellschaft hat in seiner Sitzung am 25.10.2016 der Vergabe zuge­stimmt und der Gesellschafterversammlung folgende Beschlussempfehlung ausgesprochen:

“Die Gesellschafterin der Hildesheim Marketing GmbH möge zustimmen, die Steuer­beratungskanzlei Nicolai & Rosenbrock, Lerchenkamp 11, 31137 Hildesheim mit der Finanz- und Lohnbuchhaltung sowie der Jahresabschlusserstellung für die Hildesheim Marketing GmbH zum schnellstmöglichen Zeitpunkt zu beauftragen.“

Die finanziellen Auswirkungen sind im Wirtschaftsplan der Gesellschaft zu erfassen.

2.2Ersatzbeschaffung des Reservierungssystems der Hildesheim Marketing GmbH

Das Reservierungssystem der NetHotels AG für Gästeführer- und Zimmervermittlung mit Modulen für Prospektversand sowie Pauschalreisen (nicht online buchbar) wurde zum 01.01.2010 installiert. Der vereinbarte Preis für die Bereitstellung der Software galt für die Hildesheim Marketing GmbH als Untermandant bei der Hannover Marketing & Tourismus GmbH. Für die Nutzung des Systems zahlt die Gesellschaft Provision und Wartungs­pauschalen an NetHotels AG sowie Provision an die Hannover Marketing & Tourismus GmbH als Hauptmandant. Da dieses System vom Anbieter seit Längerem nicht mehr an die Anforderungen der modernen Zimmervermittlung angepasst wird, ist eine Ersatzbeschaffung zwingend erforderlich. Zum einen genügt das System nicht mehr den von den Gästen  mit  einer Online-Buchung verknüpften Ansprüchen, zum anderen wird der Service von Seiten des Anbieters nur noch rudimentär aufrecht erhalten. Der Online-Auftritt ist nicht mehr zeit­gemäß. Der Online-Buchungsvorgang für den Gast ist aufwendig, und viele Nutzer springen während der Buchung ab. Eine Online-Buchung von Pauschalangeboten und Stadt­führungen ist mit dem System nicht zufriedenstellend umsetzbar und derzeit für Hildesheim nicht möglich.

Daher hat die Gesellschaft nach mehr als 6-jähriger Nutzung der Software aus dem Haus Nethotels AG moderne Alternativprodukte gesucht und in Folge dieser Markterkundung Angebote der zweier Firmen eingeholt. Beide Anbieter decken die geforderten Basis­leistungen ab und bieten im Vergleich zu dem bisher verwendeten Produkt eine deutliche Weiterentwicklung der Software an. Die Online-Darstellung ist modern, zeitgemäß, nutzer­freundlich und mobil. Sowohl Pauschalen und Stadtführungen (bei dem ausgeschiedenen Anbieter noch in der Einführungsphase) sind online buchbar. Im Backend sind die gängigen und notwendigen Funktionen vorhanden. Das Produkt der Fa. TOMAS beinhaltet gegenüber den anderen Systemen zusätzliche Module wie u.a. einen Online-Shop, mit dem Merchan­disingartikel vertrieben werden können. Eine enorme Arbeitserleichterung ist das Tagungs- und Gruppenmodul, über das Kontingente bei den beteiligten Hotels abgefragt, zusammen­gefasst und vertrieben werden können. Weitere Zusatzangebote erleichtern die professio­nelle Auswertung der Daten sowie die perspektivische Anbindung an weitere Schnittstellen z.B. zu Bahnhit, Mietwagenvermittlung oder Ticketing. Des Weiteren ist auch Hannover Marketing auf das System TOMAS umgestiegen. Bei der Nutzung desselben Systems besteht die Möglichkeit, in Hochzeiten, zum Beispiel für Tagungen, Hotels aus Hannover mit zu buchen. Die jährlich zu entrichtenden Systemwartungskosten setzen sich aus einem Pauschalbetrag sowie vom Umsatz abhängigen Transaktionsgebühren und Kommunika­tionskosten zusammen. Mit dem neuen System sollen, entsprechend den Erfahrungen anderer Tourist-Informationen, die Provisionserlöse erheblich gesteigert werden. Zudem wird nach der anfänglichen Einführungsphase der Arbeitsaufwand im Buchungsvorgang durch die Mitarbeiterinnen deutlich gesenkt. Es ist davon auszugehen, dass die jährlichen Mehrkosten durch die Steigerung der Provisionserlöse neutralisiert werden können.

Die Anschaffung einschl. der Installation und der notwendigen Schulungen soll noch in diesem Jahr erfolgen.

Der Aufsichtsrat der Gesellschaft hat in seiner Sitzung am 25.10.2016 der Vergabe zugestimmt und der Gesellschafterversammlung folgende Beschlussempfehlung ausge­sprochen:

“Die Gesellschafterin der Hildesheim Marketing GmbH möge der Anschaffung des Reser­vierungssystem ‘TOMAS‘ zustimmen.“

Die Zuständigkeit zur Beschlussfassung dieses Ausschusses ergibt sich aus § 4 Abs. 1a der Hauptsatzung der Stadt Hildesheim. Ferner sieht der Gesellschaftsvertrag in § 10 Abs. 7 bei jährlich wiederkehrenden Ausgaben von mehr als 10.000,00 Euro p.a. nach Beratung und Zustimmung im Aufsichtsrat die vorherige Zustimmung der Gesellschafterversammlung vor.

Die Zustimmung zu diesen Vergaben wirkt sich nicht auf die Höhe der laufenden Zuwen­dungen der Stadt Hildesheim an die Gesellschaft aus. Die Ausgaben sind im Wirtschaftsplan 2017 der Gesellschaft zu berücksichtigen.

Beschlussvorschlag:

Der Vertreter der Stadt Hildesheim in der demnächst stattfindenden Gesellschafterver­sammlung der Hildesheim Marketing GmbH wird ermächtigt

-der Bestellung des Wirtschaftsprüfers für das Geschäftsjahr 2016 (Wirtschaftsprüfer und Steuerberater Krause § Kollegen, Hildesheim, Frau Ursula Kanne)

-der Neuvergabe des Mandats für die Steuerberatung der Hildesheim Marketing GmbH an Kanzlei Nicolai & Rosenbrock, Lerchenkamp 11, 31137 Hildesheim und der damit einher­gehenden Änderung des Wirtschaftsplanes

-der Ersatzbeschaffung des Reservierungssystems der Fa. Tomas und der damit einher­gehenden Änderung des Wirtschaftsplanes

zuzustimmen.

Anlage/n: ///