Sachverhalt:

Ausgangssituation

Die Stadt Hildesheim führt seit dem 01.01.2011 ihre Haushaltswirtschaft nach dem Rechnungsstil der doppelten Buchführung. Nach den haushaltsrechtlichen Vorschriften sowie der örtlichen Ausgestaltung des externen Rechnungswesens wird bereits eine Gliederung in Teilhaushalte, Produkte und Leistungen vorgenommen. Im Haushaltsplan abgebildet werden lediglich die Teilhaushalte sowie nachrichtlich die Produkte mit den entsprechenden Ergebnis- und Finanzplänen sowie den Produktbeschreibungen. Für die wesentlichen Produkte werden zusätzlich Ziele und Kennzahlen mit dem Haushaltsplan bereitgestellt. Darüber hinaus stellt der Gesetz- und Verordnungsgeber bestimmte Anforderungen an das interne Rechnungswesen:

§ 21 (1) GemHKVO

„Zur Unterstützung der Verwaltungssteuerung und für die Beurteilung der Wirtschaftlichkeit und Leistungsfähigkeit bei der Aufgabenerfüllung setzt die Gemeinde nach betriebswirtschaftlichen Grundsätzen und nach den örtlichen Bedürfnissen insbesondere die Kosten- und Leistungsrechnung und das Controlling mit einem unterjährigen Berichtswesen ein“.

Damit wird die Einführung einer Kosten- und Leistungsrechnung (im Folgenden KLR genannt) verbindlich vorgegeben. Darüber hinaus regelt die Gemeindehaushalts- und
–kassenverordnung auch die Veranschlagung so genannter „Innerer Verrechnungen“ im kommunalen Haushalt:

§ 15 (3) GemHKVO

„Interne Leistungen zwischen den Teilergebnishaushalten sollen angemessen verrechnet werden (Innere Verrechnungen).“

Hinsichtlich der Inneren Verrechnungen (im Weiteren ILV genannt) ist im Spannungsfeld des gesetzlich normierten „Grundsatzes der Vollständigkeit“ und der Forderung nach „Angemessenheit“ der ILV vor dem Hintergrund von Aufwand und Nutzen eine Entscheidung zu treffen, ob und in welchem Umfang ILV vorgenommen werden sollen.

Die Ausgestaltung der KLR soll sich nach „betriebswirtschaftlichen Grundsätzen“ und den „örtlichen Bedürfnissen“ richten und hängt maßgeblich von den Informationsbedürfnissen der Berichtsadressaten ab. Deshalb sind die differenzierten Anforderungen zu ermitteln und in der KLR konzeptionell zu berücksichtigen. Hier stellen sich insbesondere folgende Fragen:

-        Welche Relevanz besitzen Kosteninformationen im Entscheidungsprozess?

-        Welche zusätzlichen Kosteninformationen werden neben den bereits im Produkthaushalt geführten Informationen benötigt? Ist eine Kostenrechnung überhaupt erforderlich? Falls ja, in welchem Umfang/in welcher Breite und Tiefe, für welche Leistungsbereiche?

-        Welche Informationen werden dauerhaft benötigt und sind kontinuierlich bereitzustellen? Welche Informationen werden nur situationsbezogen benötigt?

-        Für welche Leistungsbereiche sollen interne Leistungsverrechnungen erfolgen? Welche Anforderungen ergeben sich aus der Notwendigkeit der Verrechnungspreiskalkulation?

-        Für welche Leistungsbereiche sind Gebühren/Entgelte zu kalkulieren? Welche [gesetzlichen] Anforderungen sind zu berücksichtigen? Wird dazu eine KLR benötigt?

-        Wie kann sichergestellt werden, dass auch die KLR mit einem angemessenen Nutzen-Kosten-Verhältnis realisiert wird (Wirtschaftlichkeit der Kostenrechnung)?

Bundesweit ist dabei der Trend der Entfeinerung der laufenden KLR zu beobachten, welche bedarfsweise bzw. einzelfallbezogen durch entsprechende Sonderrechnungen ergänzt wird.

Priorisierung

Die Entwicklung und Umsetzung einer gesamtstädtischen KLR kann nur schrittweise erfolgen. Deshalb war für alle Organisationseinheiten und ihre Produkte/Leistungen zu prüfen, mit welcher Priorisierung vorzugehen ist. Dazu erfolgte zunächst die Einordnung des Fachbereiches in eine der folgenden Rubriken:

AEs sind voraussichtlich über das KLR-Gesamtkonzept hinausgehende Informationsbedarfe zu berücksichtigen.

1. Gebühren-/Entgeltkalkulation
2. ILV-Relevanz
3. Besondere fachliche Anforderungen (Steuerungsrelevanz, Ressourcenverbrauch, Größe und Struktur der Organisationseinheit)

BNeben den Produkt- und Leistungsinformationen des externen Rechnungswesens werden zusätzliche Informationen benötigt. Diese lassen sich jedoch voraussichtlich über das KLR-Gesamtkonzept in H&H abbilden.

C Die Produkt- und Leistungsinformationen des externen Rechnungswesens sind voraussichtlich ausreichend.

Projektplanung

Die Erarbeitung und Umsetzung des KLR/ILV-Gesamtkonzeptes sowie notwendiger Fachkonzepte erfolgt in Form eines Projektes. Das Projekt „KLR/ILV-Konzept“ sieht folgende Zielstellungen vor:

-        Anforderungsgerechte Ausgestaltung der gesamtstädtischen KLR

-        Entwicklung zusätzlicher KLR-Fachkonzepte

-        Definition notwendiger Innerer Verrechnungen und Gestaltung der erforderlichen Verrechnungsgrundlagen (Leistungsbeschreibungen, Leistungspreise)

-        Implementierung und Umsetzungsbegleitung (Dienstanweisungen, Richtlinien, Handreichungen, Schulungen)

Das Vorgehen im Projekt erfolgt in Form von einzelnen „Projektwellen“, die sukzessive bearbeitet werden. Entsprechend der vordefinierten Prioritäten werden die einzelnen Fachbereiche mit ihren Produkten in die Bearbeitung einbezogen und in die KLR integriert.

Auch hier wird es nochmals eine Gewichtung innerhalb der Produkte eines Fachbereiches geben. Für einzelne, sehr umfassende Produkte wird dringend eine KLR benötigt, um beispielsweise die Sicht auf einzelne Objekte oder Einrichtungen (Schulen, Kindergärten, Gebäude) zu ermöglichen. Andere Produkte sind möglicherweise bereits sehr kleinteilig in der Finanzbuchhaltung abgebildet und benötigen nur geringe oder keine weitergehende KLR-Differenzierung.

Neben einer klassischen Kostenrechnung sind parallel Konzepte zur Darstellung relevanter Leistungsinformationen zu entwickeln. Darüber hinaus sind über ein System der Leistungsverrechnung die leistungsbezogenen Verbindungen zwischen den Produkten mengen- und kostenseitig abzubilden.

Trotz dieser Komplexität ist es Ziel, die gesamtstädtische KLR/ILV möglichst technikunterstützt und mit geringem Buchungs- und Pflegeaufwand beherrschen zu können, um auch die KLR selbst wirtschaftlich zu halten.

Der im Projektauftrag vorgesehene Zeitplan lässt sich folgendermaßen untersetzen:

Mit dem Produkt 36500 Tageseinrichtungen für Kinder wurde für die erste Projektwelle ein Leistungsbereich ausgewählt, der beispielhaft eine Vielzahl der für die KLR relevanten Aspekte anspricht und sich deshalb sehr gut als Modellprodukt eignet. Die Bearbeitung ist bereits fortgeschritten, so dass voraussichtlich schon für das Jahr 2014 Echtdaten erzeugt werden können. Im Fokus dieses Produktes stehen vor allem die einzelnen Kindertageseinrichtungen. Da eine vollständige Kostensicht nur unter Einbeziehung der Gebäudekosten möglich ist, wird in der zweiten Projektwelle das Produkt Gebäudemanagement bearbeitet.

Zum nächsten Meilensteintermin (I/2015) kann über den Projektfortschritt berichtet werden.

Anlage/n: