Ein Ortsratsmitglied fragte, ob die Aufzeichnung der Ortsratssitzung mittels eines Mikrofons seitens der Verwaltung üblich sei und wenn ja, müsste dies im Protokoll dokumentiert werden.

Die Verwaltung erklärte, dass die Aufzeichnungen nur bei evtl. bestehenden Unstimmigkeiten genutzt werden würden und diene nur der Sicherheit. Üblicherweise würde die Protokollerstellung aus den schriftlichen Aufzeichnungen erfolgen.

Weitere Anmerkungen seitens des Ortsrates betrafen das Genehmigungsverfahren. Dies sei sehr aufwendig und unübersichtlich und nicht für alle erkennbar, welches das letzte von allen gelesene und korrigierte Protokoll sei.

Die Verwaltung verwies auf das übliche Abstimmungsverfahren der Protokolle zwischen den Verfassern und den Ortsbürgermeisterinnen und den Ortsbürgermeistern. Nach erfolgter Genehmigung erfolgt die Freischaltung für das Ratsinformationssystem. Zusätzlich notwendige Änderungen durch die übrigen Ortsratsmitglieder könnten sodann noch, nach Abstimmung mit den Ortsbürgermeisterinnen und den Ortsbürgermeistern, erfolgen bzw. in der Sitzung – vor Genehmigung – vorgenommen werden.

Eine Änderung des Genehmigungsverfahrens wies der Sitzungsleiter zurück und bat die Nutzung des bestehenden Systems Allris weiter fortzuführen.

Der Ortsrat verständigte sich dahingehend, dass zukünftig die Protokolle den Charakter eines Ergebnisprotokolls tragen sollen sowie die Aufzeichnung mittels eines Tonträgers gestattet sei. Der Ortsbürgermeister erhalte das Protokoll zur Genehmigung und leite dieses nach Durchsicht an alle Ortsratsmitglieder weiter. Änderungswünsche müssen innerhalb von zwei Tagen vorgetragen werden, danach werde das Protokoll als genehmigt in das Ratsinformationssystem eingestellt.

Abstimmungsergebnis:

einstimmig