Frau Wagner erklärte einleitend, dass das Sammeln und Bewahren ebenfalls eine Kernaufgabe der Museumsarbeit darstelle, die aber öffentlich nicht sichtbar sei. Die Sammlung beherberge mehrere hunderttausend teilweise sehr hochwertige Objekte, insb. aus den Bereichen Altägypten, Ethnologie, Geologie, Naturkunde und Kunstgeschichte. Diese Objekte seien zurzeit unter abträglichen Bedingungen in diversen Depoträumen untergebracht, maßgeblich in der Wachsmuthstr. Zur Lösung des Aufbewahrungsproblems sei vor ca. 2,5 Jahren eine Projektgruppe aus verschiedenen Bereichen der Stadtverwaltung und des Museums unter Leitung von Frau Klemme gegründet worden.

Herr Wollersheim erklärte, dass das zukünftig für das Magazin zur Verfügung stehende Gebäude in der Bavenstedter Straße zurzeit noch als Lebensmittellager der BÄKO genutzt werde. Nachdem eine Machbarkeitsstudie die Möglichkeit der Nutzung des Gebäudes als Außenstelle des Stadtarchivs und als Lager des RPM bestätigt habe, sei die Kaufentscheidung gefallen. Daraufhin seien konkrete Planungen erarbeitet worden, um den unterschiedlichen Lager- und Archivgütern gerecht werden und akzeptable Arbeitsbedingungen für die zukünftig dort tätigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter insb. des Museums herstellen zu können. Es seien dort ca. eine halbe Millionen Objekte und zunächst ca. 1,6 km aufwachsendes Archivgut unterzubringen. Mit der Machbarkeitsstudie sei für die kommenden Jahre eine Summe von ca. 1,6 Mio. Euro für bauliche Maßnahmen veranschlagt worden. Danach habe die Detailplanung ergeben, dass die Erfordernisse unterschiedlicher Klimatisierung und auch des Brandschutzes die Anbringung weiterer Trennwände nötig werden ließen und dass die Menge der unterzubringenden Gegenstände das Einziehen einer weiteren Ebene erfordere. Das bestehende Hochregallagersystem lasse sich in dem ca. 7 Meter hohen Gebäude in weiten Teilen weiterhin nutzen. Die von ihm erläuterten und hier elektronisch beigefügten Grundrisse bildeten den Stand der abgeschlossenen Vorplanung ab. Das Grundriss-Layout, die funktionale Flächenaufteilung, die Zugänge, die interne Erschließung und die Abgrenzung der Nutzungen seien damit abschließend festgelegt. Von besonderer Bedeutung für den Bau seien hinsichtlich der vorgesehenen Nutzung die dort herrschenden klimatischen Bedingungen; die während des aktuell laufenden Betriebs dort gemessenen Temperaturen legten einen Handlungsbedarf nahe. Die TU Braunschweig sei beauftragt worden, eine thermisch-hygrische Simulation durchzuführen, um evtl. erforderliche Maßnahmen feststellen zu können. Für solche energetischen Maßnahmen ständen ggf. verschiedene Fördermittel zur Verfügung. Es sei geplant, dass die BÄKO zum Jahreswechsel das Gebäude verlasse. Aus den vorgenannten Gründen würden für den kommenden Haushalt zusätzlich 300.000,00 Euro für die baulichen Maßnahmen angemeldet. In den baulichen Kosten von insg. dann ca. 2 Mio. Euro seien die Kosten für die Einrichtung nicht enthalten. Der Platz sei für die vorgesehenen Nutzungen ausreichend, eine Zuwachsfläche insb. für den Bereich Stadt- und Regionalgeschichte sei auf der 4.000 m² großen Nutzfläche bereits eingeplant.

Herr Lammers erinnerte daran, dass die laufenden Verträge für die Wachsmuthstr. und die Tiefgarage lediglich bis 2020 gälten und befürchtete, dass der dadurch festgesetzte mögliche Zeitrahmen von nur 2 Jahren für die bauliche Ertüchtigung des Gebäudes in der Bavenstedter Str. und den Umzug dorthin zeitlich knapp bemessen sein könne. Frau Dr. Schulz erläuterte, dass sich ansonsten die bestehenden Verträge um weitere 10 Jahre verlängerten, was zu vermeiden sei. Nur vor dem Hintergrund des geplanten Umzugs habe das Museum das zuvor bereits aberkannte äußerst wichtige Gütesiegel wiedererlangt. Aus finanziellen Gründen sei für den Umzug zudem keine besondere Schließzeit eingeplant. Unterstützung in dieser Situation erhalte das Museum insb. von dem Bündnis zur Erschließung und Sicherung von Museumsdepots "Kunst auf Lager" und der Reemtsma Stiftung. Die vorhandenen Einrichtungsgegenstände könnten im Wesentlichen übernommen werden. Zurzeit werde eine Generalrevision des Inventars durchgeführt. Zudem werde ein neues Ordnungssystem entwickelt und die Reinigung der Objekte von Staub, Ungeziefer und womöglich Schadstoffen organisiert. Benötigt werde noch ein Logistiker für die Umzugsplanung.

Frau Dr. Schulz begrüßte ausdrücklich die durch die gemeinsame Unterbringung von RPM-Magazin und der Außenstelle des Stadtarchivs entstehenden Synergieeffekte. Ein gemeinsamer Wusch sei eine für Besucherinnen und Besucher, Studierende sowie Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler "offene Komponente" der Gebäudenutzung.

Herr Dr. Schütz erklärte, dass das Stadtarchiv in dem neuen Gebäude in nur 3 Räumen lediglich ca. 500 m² an Fläche einnehmen werde. Dies sei u.a. aufgrund der überwiegend genormten Größen des Archivguts möglich. Ein Raum davon sei aufgrund der besonderen Formate den Karten und Plänen vorbehalten. Aktuell verfüge das Archiv über ca. 6,5 Regalkilometer, in denen Archivalien und Bücher verwahrt würden. Die Fläche im neuen Magazin sei für den Zuwachs an "analogem" Archivgut in den nächsten 30 Jahren berechnet. Danach sei "die Zeit des Papiers" voraussichtlich abgelaufen, und es stelle sich dann eher die Frage des Speicherplatzes als des Flächenbedarfs. Die Verzeichnung neuer, unbearbeiteter Archivalien solle weiterhin im "Haus der Landschaft" Am Steine erfolgen. Erst danach würden die Archivalien ins Außenmagazin gebracht.

Frau Dr. Schulz wies darauf hin, dass die für den Umzug zur Verfügung stehenden Drittmittel zur vollständigen Kostendeckung voraussichtlich nicht ausreichten. Die Ermittlung der voraussichtlichen Gesamtkosten habe allerdings noch nicht abschließend vorgenommen werden können. Frau Wagner-Kröger wies in diesem Zusammenhang darauf hin, dass der Haushalt für das Jahr 2019 bereits am 13.08. dieses Jahres eingebracht werde.

Auf Nachfrage von Herrn Lammers erklärte Frau Dr. Schulz, dass ein Sammlungskonzept mit Unterstützung des Museumsverbands Bremen & Niedersachsen e.V. auch auf der Basis von vergleichbaren Museen erstellt worden sei. Einige Dinge sollten im Falle eines schlechten und irreparablen Erhaltungszustand entsorgt werden und andere nicht zum Sammlungskonzept passende Gegenstände z.B. als Dauerleihe an andere Museen ausgesondert werden. Der Verkauf von Objekten zum Zweck des Ankaufs andersartiger Dinge oder zur Finanzierung anderer Vorhaben könne allerdings die Förderungswürdigkeit eines Museums gefährden. Frau Dr. Schulz bot an, dem Ausschuss das Konzept in einer späteren Sitzung vorzustellen.

Frau Wagner beschrieb die Erhaltung von Kulturgut als große gesellschaftliche Errungenschaft.

Herr Dr. Schütz betonte, dass für das Stadtarchiv gem. Nds. Archivgesetz die Verpflichtung bestehe (§2), "Archivgut... auf Dauer und sicher zu verwahren [und] zu erhalten...".