Frau Kuhne führte in die Thematik ein und gab einen kurzen Rückblick auf die ursprüngliche Zielsetzung und die rund zweijährige Arbeit der Projektgruppe.

Herr Wollersheim präsentierte den baufachlichen, inhaltlichen Teil des Projektes, Herr Warnecke die städtebaulichen Aspekte und Frau Kuhne die wirtschaftliche Darstellung (siehe Anlage 1 zum Protokoll).

Herr Räbiger machte während der Präsentation von Herrn Wollersheim und Herrn Warnecke darauf aufmerksam, dass der Baudezernent im Zuschauerraum Platz genommen hatte. Er beantragte, dass der Baudezernent Herr Dr. Brummer an der Sitzung teilnehmen und am Tisch des Ausschussvorsitzenden Platz nehmen solle.

Die Ausschüsse folgten dem Antrag einstimmig. Herr Dr. Brummer nahm daraufhin am Tisch des Ausschussvorsitzenden Platz.

Herr Spieth verwies auf einkalkulierte Baurisiken von 20 %. Er fragte, ob eine Verteuerung der Maßnahme eintreten könne.

Herr Wollersheim erklärte, dass man sich in einer Phase der Kostenschätzung befinde, dabei sei eine Abweichung von 20 % nach oben oder nach unten üblich.

Herr Hansen lobte die Vorlage, die gut nachvollziehbar sei. Er stellte folgende Fragen, auf die Herr Wollersheim antwortete:

1.      Entstehen durch die Umnutzung des Verwaltungsgebäudes am Markt nicht auch Kosten, die in der Aufstellung nicht enthalten sind?

Antwort: Im Zuge der Umnutzung sei baulich nicht viel an der Typologie des Gebäudes zu ändern. Es gebe gewisse bauliche Umnutzungskosten z.B. durch Erneuerung der sanitären Anlagen oder Einrichtung von zentralen Kopierräumen etc., die aber auch unabhängig von der geplanten Maßnahme „Mackensen“ entstünden. Die wesentlichen Kosten entstünden bei der notwendigen energetischen Sanierung. Kosten für die Sanierung des Gebäudes Markt 2/3 seien nicht Gegenstand der Vorlage, da der Sanierungsbedarf weitestgehend unabhängig von der Umsetzung des Vorhabens „Mackensenkaserne“ bestehe.

2.      Warum sind die Mietkosten des Gebäudes Hoher Weg voll in der Kalkulation enthalten, obwohl man das Gebäude ohnehin in 2013 abgeben wird?

Antwort: Die Kosten für das Gebäude Hoher Weg seien noch in die Berechnung eingeflossen, da man die Abgabe an den Landkreis als beschleunigte Umsetzung der Zentralisierung auf zwei Standorte im Gesamtkontext der Verwaltungsumstrukturierung sehe. Frau Kuhne bestätigte diese Sichtweise, räumte aber ein, dass man auch mit einer anderen Sichtweise eine zweigeteilte Berechnung hätte vornehmen können. An den haushalterischen Auswirkungen ändere das jedoch wenig, da die Kosten für das Gebäude auf jeden Fall entfielen. Sie sagte, man werde nun auch eine Berechnung mit dieser Sichtweise darstellen und bewerten.

3.      Sind die Mietobjekte sofort abzumieten?

Antwort: Die Objekte seien ab Mitte 2014 abmietbar.

4.      Ist die angestrebte Zusammenarbeit mit dem Landkreis bezüglich der EDV mit den vorgestellten Planungen konform?

Antwort: Die Planung sehe eine Verlegung der EDV an den Standort Mackensen vor, eine Erweiterung durch Hinzunahme der EDV des Landkreises sei möglich. Da es noch keine konkreten Ergebnisse bezüglich einer möglichen Zusammenarbeit gebe, sei zunächst so geplant worden.

Herr Hansen betonte, dass er eine Absichtserklärung des Landkreises erwarte, wenn die EDV-Abteilungen am Standort Mackensen zusammengelegt werden sollten. Andernfalls müssten die Zahlen bezüglich der EDV-Planung korrigiert werden.

5.      Sind bei Übernahme der Gebäude in der ehemaligen Mackensen-Kaserne durch Dritte höhere Fördersätze zu erzielen als bei Übernahme durch die Verwaltung und ist dieses in die Berechnung eingeflossen?

Antwort: Herr Warnecke bestätigte die höhere Förderung bei Übernahme durch Dritte. Dieses sei aber in die Berechnung eingeflossen.

Frau Dr. Möllring begrüßte ebenso den Umbau und stellte die Frage, ob es eine Übersicht des Sanierungsbedarfs der jetzt genutzten Verwaltungsgebäude gebe.

Herr Wollersheim sagte, die Sanierungskosten seien in der Vorlage unter den einzelnen Objekten enthalten. Eine Gesamtübersicht sei in der Präsentation (siehe Anlage 1 zum Protokoll) enthalten.

Herr Räbiger fragte, ob die Maßnahme auch noch wirtschaftlich sei, wenn das einkalkulierte Baurisiko von 20 % tatsächlich zum Tragen käme.

Frau Wedlich erläuterte, dass eine Risiko-Wirtschaftlichkeitsberechnung unter Einbeziehung verschiedener Risikofaktoren erfolgt sei. Unter anderem sei ein Baukostenrisiko mit 14, 3 % eingerechnet worden.

Herr Räbiger fragte weiter, warum man zwei Flure, einen öffentlichen und einen für Mitarbeiter, benötige. Er verwies auf eine gesetzliche Vorgabe, dass 1/7 der Arbeitsfläche als Fensterfläche vorhanden sein müsse und fragte, ob zur Einhaltung dieser Vorgabe ein zweiter Flur geschaffen werden solle.

Herr Wollersheim antwortete, dass die Fensterflächen zur Belichtung der Arbeitsflächen ausreichend seien. Er erläuterte, dass die Verbindung der Büros untereinander nicht als „zweiter Flur“ zu sehen, sondern Bestandteil des Konzepts zur Schaffung eines teamgerechten Bürotypus sei.

Herr Wodsack fragte, warum in der Kostenschätzung die Planungskosten in Kostengruppe 700 für die Kostengruppen 300 und 400 in Höhe von ca. 1,2 Mio. € so hoch angesetzt seien und ob die Planungsleistungen extern vergeben würden oder aus dem eigenen Bestand erfolgten.

Er bezeichnete die Idee des papierarmen Büros als Illusion.

Herr Wollersheim erklärte, für die Berechnung sei vorerst die Annahme erfolgt, alle Planungsleistungen extern zu vergeben. Man sei allerdings bestrebt, möglichst viel in Eigenleistung zu erbringen, personell sei man neben dem laufenden Geschäft nicht in der Lage, alle Planungsleistungen selbst zu erbringen. Dieses gelte besonders für die Gewerke des technischen Ausbaus.

Herr Wodsack bat um eine möglichst genaue Übersicht der prozentualen Aufteilung von externen und internen Planungsleistungen.

Herr Kretschmer fragte, wie die Umfeldentwicklung weitergehe.

Herr Warnecke verwies auf eine Machbarkeitsstudie, die im Zuge des Aufstellungsbeschlusses vorgestellt wurde. Seither habe es keine Veränderung der Sachlage gegeben. Nach Entscheidung über den möglichen Verwaltungsstandort könnten die Planungen voranschreiten. So werde es im Frühjahr eine Veranstaltung mit möglichen Nutzern und Interessenten geben, um einen möglichen Bedarf abzufragen.

Herr Kittel fragte angesichts der Planungen zur Reduzierung der Büroflächen um 65 Arbeitsplätze, wo denn diese Arbeitsplätze eingespart würden. Er fragte weiter, wie zwingend die Einhaltung der geplanten Zeitschiene sei. Er sehe andere wesentliche Projekte, die im Haushalt zurückgestellt seien.

Herr Wollersheim erklärte, dass eine Mitarbeiterprognose für 2014 zu Grunde gelegt worden sei. Dabei seien die Übergänge der Mitarbeiter der Jugendhilfe zum Landkreis sowie altersbedingtes Ausscheiden berücksichtigt, wodurch sich die Zahl von 65 Mitarbeitern ergebe. Zur zeitlichen Schiene sagte er, dass es aus baulicher Sicht keine Zwänge gebe, sofern es nicht um mehrere Jahre gehe. Die städtebauliche Entwicklung würde verzögert, die Vermarktungsfähigkeit möglicherweise beeinträchtigt und die Bausubstanz würde sich grundsätzlich verschlechtern.

Frau Kuhne betonte, dass es aus finanzieller Sicht angeraten sei, ohne Verzögerung zu beginnen. Sie verwies auf die gute Kapitalmarktsituation, deren Entwicklung nicht absehbar sei. Zudem habe man aktuell eine günstige Förderkulisse im Rahmen von KfW-Krediten mit einer sehr niedrigen Verzinsung. Sie sagte, man müsse auch weiterhin in die sonstige Infrastruktur investieren. Man sehe aber gerade bei dieser Maßnahme aufgrund der rentierlichen Kreditaufnahme einer Genehmigung des Haushalts positiv entgegen, anders als bei unrentierlichen Maßnahmen wie Straßenbaumaßnahmen.

Herr Kretschmer fragte aufgrund des relativ geringen wirtschaftlichen Unterschieds der Sanierung im Vergleich zur Anmietung von einem Dritten, ob die Anmietung hinsichtlich eventuell zu tragender Risiken als Bauherr nicht die langfristig bessere Alternative sein könnte.

Frau Wedlich erklärte die verschiedenen erfolgten Berechnungen, auch unter Einbeziehung der möglichen Risiken.

Herr Wodsack stellte in Frage, ob der Bau im Bestand für einen möglichen Investor als Dritten überhaupt interessant sei.

Herr Räbiger bat um eine Aufstellung, in welchen Bereichen zukünftig Mitarbeiter altersbedingt ausscheiden würden.